Seis dicas para estabelecer um controle de atividades efetivo

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Arte por Bruna de Araujo

Texto por Marina Torres

Hoje em dia, a ascensão das tecnologias e o ritmo acelerado dos processos de rotina demanda dos gestores de empresas muito mais organização e rapidez para controlar atividades, tempo e custos com efetividade. Para especialistas, gestores devem investir seu tempo e potencial em iniciativas estratégicas que realmente transformem e desenvolvam as organizações, e não se concentrar excessivamente em tarefas operacionais, reuniões pouco produtivas e desenvolvimento de relatórios inefetivos.


Na busca pela eficiência e expectativa de ver a empresa crescer mais rápido, alguns empreendedores tentam executar muitas demandas ao mesmo tempo. A centralização demasiada pode prejudicar o andamento do negócio, principalmente quando há projetos simultâneos. Se a atenção do líder está dividida, ele perde o contato e a transparência com a equipe e a produtividade de toda a empresa cai. A chave para evitar esse cenário está na delegação de tarefas e no controle de atividades.

 

Desenvolver uma equipe engajada no controle de atividades não quer dizer ordená-la a obedecer a prazos, mas inspirá-la a alcançar bons resultados. Confira dicas que podem te ajudar a alcançar um controle mais efetivo e equipes mais produtivas e motivadas:

 

1 – Estabeleça comunicação transparente

 

O gestor deve estar próximo da missão, visão e valores da organização e estabelecer metas coerentes com o propósito da rede de colaboradores. Dessa forma, os funcionários entendem pra onde estão indo e são guiados aos objetivos da empresa. Uma equipe alinhada pensa em novas estratégias de forma colaborativa, se ajuda com os prazos e se esforça para entregar resultados. Todas as decisões importantes devem ser comunicadas à equipe com clareza e o diálogo entre líderes e subordinados deve ser constante e direto. Um bom gerente é visto como guia para os membros da empresa.

 

2- Aloque recursos e priorize tarefas

O primeiro passo é colocar no papel todas as atividades que precisam ser realizadas no dia ou em um projeto, definir quais as mais importantes para o empreendimento e quanto tempo levará para executá-las. Depois de listar, o gestor percebe que, muitas vezes, há mais coisas para fazer do que pessoas e recursos disponíveis. Por isso, o líder deve saber hierarquizar as tarefas que podem ser executadas pela equipe e assumir para si as atividades mais importantes, consideradas estratégicas.

Ao delegar tarefas aos seus funcionários, leve em consideração a capacidade de execução do membro e o tempo que ele tem disponível. Também é importante definir se o perfil do funcionário se adequa ao projeto em que ele foi alocado. Saiba concretizar prazos e prioridades. As ações menos importantes podem ficar para o dia seguinte ou não serem executadas, desde que não prejudiquem os resultados da organização.

 

3- Acompanhe a execução e tome decisões

Nenhum líder deve se conformar com erros frequentes ou resultados ruins. Para não se frustrar com o desempenho dos funcionários, acompanhe de perto todas as etapas da execução e intervenha, se preciso. O gestor deve identificar as falhas com rapidez e eliminar as causas. Para isso, vale investir em uma análise prévia de tudo que o funcionário precisa para cumprir as demandas, como equipamentos, softwares ou reforço de pessoal.

 

4 – Preserve o seu capital intelectual

Assim que um projeto é iniciado, o gestor deve garantir que todas as informações envolvidas estejam registradas e arquivadas. Apresentações, guias, imagens, documentos, relatórios, referências, decisões tomadas, alteração no briefing: todo o capital intelectual deve ser consolidado em um único repositório. Isso é necessário para melhorar a comunicação e o alinhamento da equipe e minimizar o impacto se membros saírem do projeto repentinamente. Assim, os novos funcionários responsáveis têm acesso a tudo que já foi feito e conseguem colocar o projeto de volta em ritmo de produção em muito menos tempo.

 

5- Reconheça e recompense os bons exemplos

Uma função crucial do gestor é definir os resultados e performances que são esperados em um projeto e saber mensurar o desempenho dos membros. Assim, pode-se entender os pontos fracos e fortes das atividades e recompensar o esforço dos funcionários que se destacaram. Para medir a qualidade do trabalho, o líder deve observar as atitudes diárias e o envolvimento de cada um com as metas traçadas, e pode criar relatórios de tarefas para quantificar os indicadores de produtividade.

Depois de reconhecer os bons exemplos, é fundamental premiar o comportamento. Dessa forma, os funcionários esforçados ficam mais motivados e têm um incentivo maior para manter a postura correta. Já os demais colaboradores vão se sentir inspirados a melhorar o padrão de eficiência.

 

6- Conheça ferramentas de gestão

A execução ideal de todas as responsabilidades de um gestor exige organização. Já existem ferramentas disponíveis para simplificar a rotina atribulada de líderes e funcionários e auxiliar no planejamento e execução de projetos.

O Runrun.it, parceiro da Facto, é um software online de Gestão de Equipes que ajuda gestores a aumentar a produtividade de seus colaboradores através de um melhor gerenciamento de tarefas, tempo e talento. Os benefícios são menos e-mails, menos reuniões de acompanhamento e, principalmente, mais entregas reais sendo feitas em um ambiente motivador. O sistema permite o cadastramento de clientes, projetos e tipos de tarefas que serão executadas. Os gestores podem alocar recursos e definir prioridades. Tudo o que é solicitado, trocado, discutido e decidido fica registrado no sistema do Runrun.it. Ou seja, você não perde o capital intelectual do projeto e consegue comunicar todas as decisões para a equipe com muita facilidade e transparência.

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